Como consecuencia del tiempo transcurrido desde la publicación del Decreto 21/1996, de 6 de junio, por el que se regula la organización y funcionamiento del sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias, plantearon una primera llamada, sin texto de referencia, para recoger ideas sobre cómo articular una nueva regulación en la materia. Según datos de la misma web, el objetivo será el siguiente:
La Administración del Principado de Asturias pretende regular la organización y funcionamiento del sistema de archivos administrativos, incluyendo todos los archivos de la Administración del Principado de Asturias, Organismos Autónomos y Entes Públicos, no solo por el mero cumplimiento de las disposiciones legales, sino para mejorar el servicio público y facilitar el acceso a todas las personas, estableciendo una organización, estructura y funciones de acuerdo con la normativa vigente que impulsa el funcionamiento electrónico de todas las administraciones públicas.
Fieles a los fines de la AAPA y en respuesta a esta iniciativa participativa directamente relacionada con los intereses de nuestra asociación, presentamos los siguientes comentarios:
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Alineado con los principios que rigen su razón de ser y con el marco jurídico y normativo nacional e internacional para la gestión de documentos, la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA) considera que carece de sentido un nuevo decreto que perpetúe la organización y tratamiento de los documentos centrada en los espacios donde se encuentren físicamente custodiados.
Urge trasponer a la legislación autonómica, y especialmente aplicar, unas exigencias legales que ya deberían ser de obligado cumplimiento, dado que la legislación citada en esta consulta previa ya está en vigor. Es así que, en el contexto de una administración obligadamente electrónica, lo que procede es regular la gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida y cómo se articulará el archivo electrónico único.
De un modo más concreto y si lo que se pretende es mejorar el servicio público con un funcionamiento más eficiente de la organización y facilitar el acceso a la información pública, consideramos de vital importancia tener en consideración lo siguiente:
- > Contemplar la obligación de documentar la acción pública en el Gobierno y la Administración del Principado de Asturias, organismos autónomos y demás entes públicos. No solo en lo que afecta a las actuaciones sujetas a procedimiento administrativo sino, también, a la toma de decisiones y el ejercicio de representante público de estas instituciones.
- > El derecho de acceso a la información como principio rector, condicionando las excepciones únicamente por el cumplimiento de las exigencias en materia de protección de datos personales y aquellas otras excepciones aplicables a datos de especial protección por motivos de seguridad.
- > La Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias como eje para fijar los criterios, pautas y estrategias que guiarán la producción, transferencia/captura, tratamiento, acceso y conservación de los documentos gestionados en la organización, con el fin de asegurar su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
- > Contemplar la gestión de documentos desde el diseño de los mismos, para que la producción de documentos públicos esté orientada a una administración electrónica ágil y eficiente, que cumpla con las exigencias jurídicas y favorezca el tratamiento de la información para garantizar la calidad de los datos, su acceso y reutilización.
- > Impulsar la reutilización de la información de los documentos públicos dentro de su contexto, para el efectivo cumplimiento de las obligaciones de publicidad activa y derecho de acceso a la información pública. También, y muy especialmente, para el cumplimiento del derecho a no presentar documentos que ya obran en poder de la administración, por simplificación administrativa y mejor servicio público.
- > Transparencia sobre la propia gestión de documentos, planteando protocolos e indicadores públicos para su seguimiento.
- > Establecer medidas para el cumplimiento de lo exigido a nivel orgánico, en su planificación y dotación de recursos materiales y humanos, así como en lo que respecta a un régimen sancionador de referencia ante posibles incumplimientos.
Todo ello sin olvidar que sigue faltando una regulación autonómica que dé amparo a la gestión de documentos públicos en la región. Un vacío jurídico que lleva décadas postergado y está generando una profunda brecha en el cumplimiento entre entidades públicas asturianas que parten de peores circunstancias que el Gobierno del Principado de Asturias y que también deberían ser de su responsabilidad, a tenor de lo establecido en el Estatuto de Autonomía (tómese como referencia las entidades locales de la región).
*Debido a un problema técnico, nuestras aportaciones no aparecen publicadas en la web, pero han sido recibidas por el órgano responsable.
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