Entre el 2 y el 30 de octubre de 2023 el Gobierno del Principado de Asturias presentó a información pública la Propuesta de decreto del Sistema de Archivos Administrativos del Principado de Asturias, su gestión documental y régimen de acceso. Consultado el expediente y analizada la propuesta de decreto publicados en Asturias Participa, desde la AAPA hemos presentado las siguientes aportaciones:
1) Expresamos nuestra absoluta sorpresa e indignación al leer en la memoria justificativa que durante el período de consulta pública en el portal de Asturias Participa (del 04/11/2020 a 18/11/2020), no se recibieron aportaciones. La AAPA informó a los responsables del portal de participación de un problema en la web que no registraba o guardaba las aportaciones realizadas (en plazo). Debido a esta incidencia técnica y siguiendo las instrucciones facilitadas por Asturias Participa, nuestras aportaciones fueron enviadas por correo electrónico a participa@asturias.org, poniendo en copia al entonces Director General de Gobernanza Pública, Transparencia, Participación Ciudadana y Agenda 2030 (José Antonio Garmón Fidalgo), al jefe del Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos, Documentación y Participación Ciudadana (Miguel Ángel Peláez Gegúndez) y al jefe de la Sección de Publicaciones, Transparencia y Participación Ciudadana (Gustavo Marcelino Fernández Presedo) responsables de la iniciativa. El 15/12/2020 Asturias Participa acusó recibo indicando se le daba traslado al órgano responsable para su inclusión en el expediente. [Puedes leer lo que publicamos entonces en nuestra web].
2) Después de tres años de aparente inactividad (a juzgar por lo que se ha hecho público del expediente), nos preocupa la incertidumbre en torno a la tramitación de una disposición de este calado, con un texto tan técnicamente deficiente y en un momento de reordenación de la estructura orgánica del Gobierno del Principado de Asturias. Máxime cuando en el Decreto 73/2023, de 18 de agosto, por el que se establece la estructura orgánica básica de la Consejería de Presidencia, Reto Demográfico, Igualdad y Turismo las competencias del ámbito de aplicación de este decreto se encuentran duplicadas en dos servicios (el Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentación y el Servicio de Estrategia en Inteligencia Artificial, Innovación y Simplificación Administrativa). Sin que eso haya sido aún aclarado o corregido, la práctica totalidad de los documentos del expediente publicado han sido firmados el 07/09/2023 y el 15/09/2023 (solo el primer documento del expediente, que se corresponde a la consulta pública de 2020, está fuera de esa horquilla temporal).
3) Se perpetúa una regulación compartimentada únicamente centrada en los archivos de la Administración del Principado de Asturias, mientras se mantiene el vacío jurídico de una ley sobre gestión de documentos y archivos para el conjunto del Principado de Asturias. En la actualidad la única comunidad autónoma sin dicha regulación sectorial.
4) El espíritu de la propuesta de decreto no aborda las nuevas necesidades organizativas, los cambios conceptuales que ha traído la administración electrónica y apenas aporta novedades respecto a la normativa ya existente (Decreto 21/1996, de 6 de junio, por el que se regula la organización y funcionamiento del sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias; Resolución de 3 de marzo de 1999, de la Consejería de Cooperación, por la que se desarrolla del Decreto 21/1996, de 6 de junio, regulador del sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias). Por ejemplo, hace alusión al archivo electrónico único en el preámbulo, lo incluye entre las definiciones, pero no así en sus disposiciones, ni especifica por tanto su alcance y funcionamiento dentro del sistema.
5) La regulación de un sistema de archivos debiera contemplar, al menos, los siguientes elementos:
- - la normativa que lo justifica y desarrolla,
- - los órganos de gobierno y gestión del sistema y sus funciones,
- - los órganos colegiados de asesoramiento y cooperación y sus funciones,
- - los archivos y subsistemas dentro del sistema,
- - la política de funcionamiento y planificación del sistema,
- - la dotación de recursos materiales y/o tecnológicos,
- - la definición de los recursos humanos necesarios.
7) Es preocupante la omisión de la Política de Gestión de Documentos del Principado de Asturias ya vigente (aprobada por resolución de 22 de marzo de 2016, de la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana) y que vertebra el diseño, la producción y la gestión de documentos administrativos a lo largo de todo su ciclo de vida y en cumplimiento del marco jurídico de administración electrónica.
8) En materia de acceso a los documentos por los interesados, el derecho de acceso a la información pública y su relación con la publicidad activa y la reutilización de información, este texto está escasamente desarrollado y puesto en relación con otras políticas y disposiciones del Gobierno del Principado de Asturias, por ejemplo, en lo que afecta a la protección de datos de carácter personal y su gestión coordinada con los delegados de protección de datos.
9) En el estudio coste y beneficio del expediente NORM/2020/34 se indica que no es necesario el incremento de medios personales ni materiales, no afectando a la organización administrativa ni a los recursos disponibles. Consideramos que, a la luz del retraso que lleva el Gobierno del Principado de Asturias en la implantación, por ejemplo, del archivo electrónico único, sí es preciso el refuerzo de los recursos personales y materiales ya que la estructura administrativa ha crecido en el último tiempo, también las competencias, y la implantación de la administración electrónica necesita profesionales especializados. No sin antes solventar el elevado número de vacantes que actualmente existen en estos perfiles profesionales dentro de la Relación de Puestos de Trabajo del Gobierno del Principado de Asturias.
10) Desde la perspectiva formal de este decreto, consideramos muy necesaria su revisión terminológica para corregir imprecisiones, adecuarlo a la doctrina archivística y alinearlo con las normas internacionales y el marco jurídico vigente. También vemos aconsejable una revisión jurídica detallada para mejorar la técnica normativa y dotar de coherencia al texto, estructurando correctamente las disposiciones y su interrelación con el marco jurídico vigente a efectos de citas e interdependencias.
Solicitamos, pues, se tengan en consideración nuestras aportaciones y, como hemos demostrado en numerosas ocasiones, quedamos a disposición del Gobierno del Principado de Asturias para alcanzar una regulación a la altura de los tiempos y que redunde en un mejor servicio a la ciudadanía.
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